Evaluación de 360 grados

Ventajas

 

Alguna de las ventajas que podemos destacar de esta herramienta de gestión del talento son:

• Es una evaluación integral que nos da información de diferentes perspectivas con lo que se consigue una información más fiable.
• La mayor información obtenida hace que eliminemos muchos prejuicios, sesgos y subjetividades que ofrecen otras técnicas.
• Fomenta la comunicación y la colaboración de los equipos de trabajo.
• Sirve para identificar competencias, fortalezas y debilidades entre los miembros de un equipo.
• Identifica las necesidades de formación, desarrollo y promoción de los trabajadores.
• Su mayor logro es dar al trabajador la retroalimentación constructiva y necesaria para mejorar su desempeño y comportamiento de la manera más objetiva posible que es contando con diferentes puntos de vista y perspectivas.

 

Para que todas estas ventajas existan, es necesario que la evaluación integral se realice teniendo en cuenta los siguientes pasos o etapas:

 

1º Preparación

 

Antes de llevar acabo esta evaluación hay que definir: las competencias laborales que se van a tener en cuenta, los formatos de evaluación, los evaluadores, el calendario y todos aquellos aspectos necesarios para implementar la evaluación.

 

2º Comunicación y sensibilización

 

Es muy importante que los evaluadores y evaluados comprendan el proceso y los beneficios que la evaluación aportan a la organización, haciendo hincapié en el objetivo último de la evaluación que no es otro que la mejora en la competitividad y productividad. Desechando siempre la idea de ser una evaluación para castigar o sancionar.

 

3º Proceso de evaluación

 

Se entrega a los diferentes evaluadores los respectivos formatos o cuestionarios de evaluación. Ya sea en papel o pueden automatizarse los datos con la ayuda de un software actualmente mucho más práctico.

 

Es importante en este momento reincidir que la información facilitada será anónima y confidencial.

 

4º Recolección de datos y sintetizar la información

 

Recolectar los datos de los evaluadores para analizar los resultados de cada uno de los evaluados. Esta información debe ser sintetizada y concretada de forma lógica y estructurada para que tenga pueda usarse de manera efectiva en el momento de la retroalimentación.

 

5º Retroalimentación

 

En este paso cada uno de los evaluados conocen los resultados que han obtenido. Los resultados deben ser comunicados para que el evaluado los valore y le sirvan para su crecimiento personal y profesional y nunca como un reproche o reprobación. Es muy importante que la entrevista de evaluación  sea realizada por personas preparadas.

 

6º Planes de desarrollo y formación para los evaluados

 

Establecer los procesos de mejora y desarrollo a los evaluados que les permita progresar y eliminar las posibles deficiencias o debilidades en conocimientos, actitudes, habilidades y valores.

 

Para acabar, resaltar la importancia que tenemos los responsables de gestión del talento para incentivar a los gerentes y directores que participen en la evaluación y tomen conciencia de la relevancia de dicha evaluación en la mejora de la productividad, competitividad y motivación de nuestro capital humano.

 

¿Qué evalúan?

 

A diferencia de las evaluaciones de desempeño anuales que califican a los empleados en sus responsabilidades laborales, la evaluación 360 grados se centra en las cualidades personales que son fundamentales para estas responsabilidades.

 

A estas cualidades se les conoce como Competencias y algunas de las principales son:

• Liderazgo. Delegación, Responsabilidad de Acciones, Motivación, Toma de Decisiones, Toma de Riesgos, Accesibilidad.
• Valores Personales. Respeto, Tolerancia a la Presión, Empatía, Presentación Física.
• Trabajo en Equipo. Participación, Retroalimentación, Aceptación de Diferencias, Negociación.
• Comunicación. Presentación Oral, Entendimiento de Ideas, Habilidad para Escuchar.
• Creatividad. Solución de Problemas, Innovación.
• Organización. Toma de Notas, Cumplimiento de Responsabilidades.
• Valores Organizacionales. Alineamiento a la Visión y Misión, Lealtad a la Empresa.

 

Pasos indispensables para implementarla:

• Seleccionar a quiénes evaluar
• Definir la red de evaluadores
• Redactar las preguntas
• Definir confidencialidad
• Hacer campaña de promoción previa
• Implementar y dar acceso a la evaluación
• Generar resultados y dar retroalimentación
• Dar continuidad

 

1. Seleccionar a quiénes evaluar.

 

La evaluación 360 grados, al evaluar competencias personales, es tan adecuada como para los niveles administrativos, tanto como para los operativos.

 

En la práctica, resulta complicado implementarla en toda la organización, por lo cual es necesario definir hasta que nivel de la organización participará.

 

Lo más recomendable es incluir a todos los puestos directivos y gerenciales en una primera etapa, y posteriormente incluir al siguiente nivel administrativo en una segunda fase.

 

Siempre que se elija incluir a ciertas posiciones, es importante que se incluya a todos los puestos de ese mismo nivel, para evitar sentimientos de exclusión por no participar.

 

¿A quiénes no incluir?

 

No es fácil dar o recibir retroalimentación, y esto se hace más complicado al tratarse de un empleado de nuevo ingreso. Es mejor que los participantes tengan un mínimo de 3 a 6 meses en la organización.

 

 

2. Definir la red de evaluadores.

 

Habiendo seleccionado qué niveles de puesto recibirán retroalimentación, el siguiente paso para crear nuestra evaluación 360º es definir la Red de Evaluadores.

 

Esto implica realizar la selección de quiénes evaluarán a cada uno de los participantes seleccionados en el primer paso. Y se divide de la siguiente manera:

 

a. Autoevaluación.

• La propia autoevaluación es muy importante para poder utilizarla como una medida de comparación y detectar puntos ciegos de cada evaluado. Es recomendable siempre incluirla.

 

b. Jefe directo.

• Naturalmente una de las retroalimentaciones más importantes es la del jefe directo. Da una perspectiva más concreta proveniente de la persona que actualmente ocupa el puesto al que seguramente la persona evaluada aspira.

 

c. Jefes indirectos.

• En puestos directivos o gerenciales, puede ser muy valiosa la retroalimentación dada por puestos de mayor jerarquía en la organización.

• Con frecuencia podrán brindar al empleado evaluado una visión clara sobre sus fortalezas y áreas de oportunidad, y pueden llegar a dar una importante motivación en continuar su desarrollo.

 

d. Colaterales.

• Aunque se le pudiera dar menor importancia que las anteriores, en realidad la retroalimentación por parte de los colaterales es parte central de una evaluación 360 grados. Pocas veces recibimos retroalimentación de estos grupos, y es probablemente en donde las más valiosas contribuciones se den.

• Los colaterales a incluir deben de ser los que más relación tengan con el evaluado, garantizando que en realidad puedan brindar una retroalimentación completa.

 

e. Colaboradores.

• Al igual que los colaterales, los colaboradores son la parte central de una evaluación 360. Aunque es posible que ya se den sesiones de retroalimentación entre el jefe directo y el colaborador, rara vez se hace esta de una manera confidencial, en donde el colaborador pueda ser más honesto.

• Lo recomendado es incluir a todos los colaboradores. Especialmente cuando es la primera vez que se aplica una evaluación 360 grados, para evitar hacer sentir a algún colaborador excluido.

 

f. Clientes internos.

• No se presentará en todos los casos, pero en ciertos puestos clave dentro de la organización puede ser importante incluir evaluaciones por parte de clientes internos.

• Por ejemplo, la persona responsable de Contrataciones, o la de Compras, seguramente serán clientes internos de muchos puestos dentro de la organización.

 

g. Clientes externos.

• Lejos de ser obligatorio y en muy pocos casos conveniente, en ocasiones podría ser valiosa la retroalimentación dada por clientes externos. Especialmente cuando existan relaciones estrechas entre ambos.

 

h. ¿A quiénes no incluir?

• Las relaciones humanas pueden llegar a ser complicadas, y las organizaciones no son ajenas a estas.

• Cuando existan claras rivalidades o desacuerdos entre dos empleados, es conveniente que estos dos no se evalúen mutuamente, para evitar retroalimentaciones que lejos de ayudar, puedan incrementar los problemas.

 

i. Total de evaluadores por empleado.

• Para garantizar que los resultados sean certeros y ofrezcan una retroalimentación de beneficio para la persona evaluada, es conveniente contar con una cantidad de al menos siete a diez evaluadores.

• "Es conveniente que cada usuario evaluado cuente con al menos 7 a 10 evaluadores."

 

j. Total de evaluaciones por empleado.

• Finalmente, se debe cuidar la cantidad de evaluaciones que cada empleado tendrá que contestar.

• Más de 10 evaluaciones pueden ocasionar que no dediquen el tiempo necesario a cada una.

• En ciertos casos será imposible respetar este rango, y será conveniente verlo personalmente con estos participantes, para que tengan un conocimiento previo de la situación.

 

3. Redactar las preguntas de la evaluación.

 

Es probablemente el paso más importante de la evaluación 360º y el que más puede afectar los resultados obtenidos.

 

Utilizar preguntas bien elaboradas y analizadas garantiza el éxito de la evaluación. Por el otro lado, incluso pequeños cambios en las preguntas puede cambiar completamente los resultados.

 

Algunas recomendaciones adicionales para elaborar las preguntas:

• Procura que las preguntas sean del mismo largo, esto ayudará a que las respuestas sean más certeras.
• Haz más de una pregunta sobre el mismo tema, para asegurar obtener mejores resultados.
• Haz una o dos preguntas que puedan ser medibles, para comprobar la autenticidad de los resultados.

 

a. Definir escala de evaluación.

• Cualquier cambio en estas puede cambiar drásticamente los resultados obtenidos, y es recomendable utilizar métodos ya probados.

• Existen dos corrientes de pensamiento principales, sobre la cantidad de opciones que debe de tener la escala. Por un lado aquellos que recomiendan una cantidad par, y otros que recomiendan una cantidad impar.

• La primera se propone para evitar puntos medios y orillar al usuario a seleccionar una opción negativa o positiva. La segunda agrega una opción neutral.

• Cuando es la primera ocasión que se implementa una evaluación 360 grados, es recomendable utilizar una escala de 5 opciones, mientras que en segundas o posteriores ocasiones la escala de 4 opciones es una mejor alternativa.

 

b. Definir preguntas abiertas.

• Las preguntas abiertas o comentarios pueden brindar una excelente fuente de información para la persona evaluada que simplemente no es posible obtener a través de las preguntas de opción múltiple.

• Algunas preguntas recomendadas son: "Menciona las principales fortalezas de tu compañero" o "Menciona las principales áreas de oportunidad de tu compañero".

 

c. Largo de la evaluación.

• La cantidad ideal de preguntas en un rango de 40 a 50 preguntas en total y no incluir más de 2 preguntas abiertas.

• Esto nos ayuda a garantizar obtener información lo suficientemente detallada, sin llegar a cansar a los evaluadores.

 

4. Definir la confidencialidad de las evaluaciones.

 

La confidencialidad es uno de los temas más delicados en la evaluación 360 grados. ¿La retroalimentación debe de ser anónima? ¿Completamente abierta? ¿Un punto intermedio?

 

En un comienzo es recomendado que las evaluaciones sean anónimas y solo se tenga acceso a los promedios de la evaluación por parte de los compañeros. Conforme la organización vaya madurando, se podrán ir haciendo procesos más abiertos de retroalimentación.

 

 

5. Hacer campaña de promoción.

 

No es recomendable avisarles a los empleados solo un día antes que participarán en la evaluación 360 grados, el proceso debe de comenzar varias semanas antes, avisando sobre el proceso que se llevará acabo.

 

Se debe involucrar desde un comienzo a todos los directivos o gerentes de cada área, e involucrarlos en los procesos de selección de áreas de competencia y la red de evaluadores, identificando qué áreas son de mayor importancia y relevancia para la empresa.

 

Habiendo hecho esto, se debe comunicar a todos los participantes sobre la evaluación 360 grados, y sobre cuales son los objetivos de dicho evento. Es importante que conozcan que el objetivos no es el despedir a los peores evaluados, o dar un bono a los mejores, si no mas bien ayudar a que cada quien pueda seguir mejorando tanto profesional como personalmente.

 

 

6. Implementar la evaluación y dar acceso.

 

Al ya tener todo el evento configurado y listo para implementar, es necesario dar un acceso fácil y uniforma a todos los empleados.

 

Aprovechando las ventajas de la tecnología, lo más práctico es hacerlo mediante una plataforma tecnológica. Esto no solo facilita el dar acceso a los usuarios, sino también facilita la revisión de avances, la disminución de errores humanos y la rapidez de procesar los datos y generar los resultados.

 

 

7. Generar resultados y dar retroalimentación

 

Al igual que el punto pasado, el generar los resultados no debe de ser causante de mucho tiempo invertido. Los sistemas modernos generan los resultados de manera automática, y habilitan a los departamentos de Recursos Humanos a poder comenzar los procesos de retroalimentación de manera rápida y eficiente.

 

La retroalimentación es el objetivo final de toda evaluación 360 grados y es muy importante el darla de la mejor manera posible para asegurar obtener buenos resultados. Lo siguientes son los puntos principales a cuidar:

1. Esperar a que todos hayan terminado.

• Es preferible que la retroalimentación se de hasta que toda la organización haya terminado de contestar las evaluaciones. De aquí la importancia de dar un contante seguimiento y soporte a los usuarios.

2. Identificar fortalezas, áreas de oportunidad y puntos ciegos.

• El reporte debe incluir sus fortalezas (áreas en donde fueron mejor evaluados por sus compañeros), áreas de oportunidad (áreas en donde los compañeros dicen que el usuario tiene mucha oportunidad de mejorar) y los puntos ciegos (áreas en donde el usuario y sus compañeros se ven de manera muy distinta).

3. Generar gráficas.

• Entre más visual sea la retroalimentación de los resultados de la evaluación 360 grados, más fácilmente los empleados recibirán y entenderán sus resultados. Estas gráficas deben de mostrar las tres áreas identificados en el punto anterior.

4. Dar retroalimentación directa a cada empleado.

• Ya sea que un encargado del área de Recursos Humanos lo realice, o que lo haga el jefe directo de cada evaluado, es conveniente que todos reciban sus resultados en una junta uno-a-uno en donde una persona pueda resolver sus dudas y brindarle una guía para construir su plan de desarrollo.

 

8. Dar continuidad

 

Implementar una evaluación 360 grados va mucho más allá de imprimir los resultados y entregarlos a cada empleado. Es indispensable dar un seguimiento adecuado, y entre más personalizado pueda ser este, mejores resultados obtendremos.

 

1. Generar cursos y programas de desarrollo.

• Identificando en que competencias los empleados tienen mayor área de oportunidad, se deben de fijar cursos y programas de capacitación. Esto asegura que los empleados cuenten con las herramientas para seguir desarrollándose donde más necesitan, y también para hacerles notar que los procesos de Evaluación 360 Grados rinden frutos tangibles en la compañía.

2. Hacer campañas de comunicación.

• Así como las campañas previas a comenzar las evaluaciones, es importante hacer campañas durante el resto del año, mostrando avances logrados.